Archiwizacja! Kto zna te wie jaka to „przyjemność”. Szczególnie jeśli robicie archiwizację po kimś. Trudno poznać co ważne a co nadaje się tylko do niszczarki. Od czego zacząć? Kategorie archiwizacyjne zaczynają migać przed oczami. Teczki zwykłe, teczki bezkwasowe. Tabelki, numerowanie stron, opisywanie teczek. Znam ten koszmar z autopsji.

Pierwszy raz, gdy dostałam archiwizację wiedziałam, że zaszczyt ten dotknął mnie „po złości”. Dostałam kilka dużych kartonów papierów i radź sobie kobieto! Odkładałam to w czasie szukając kolejnych wymówek. W końcu zgodnie z zasadą co Cię nie zabije to wzmocni wzięłam się za to. Na szczęście mam kolegę, który z niejednymi szczurami uporządkował archiwa. Podobno szczury też dostały kategorie archiwizacyjne:-P Na początek zaczęłam od porządków. Dopóki dominował papier w administracji, pisma wysyłane były kilkoma drogami: pocztą tradycyjną, faxem, e-mailem. Kilkakrotnie drukowane, kserowne, z dekretacją i bez. Trzeba było wyodrębnić to co ma zostać, czyli przede wszystkim oryginały i pisma z dekretacją. Spokojnie możemy się pozbyć kopii, które nic nowego do sprawy nie wnoszą. Jak już uda nam się uporządkować sprawy zaczynamy je układać chronologicznie. Najbardziej restrykcyjne kategorie archiwizacyjne wymagają oczyszczenia pism ze zszywek, włożenia chronologicznie do teczki bezkwasowej, ponumerowania stron. Na wierzchu teczki umieszcza się tabelkę, w której wpisuje się opis sprawy i zakres numerów stron, które ona obejmuje. Wierzch teczki opisujemy wskazując okres spraw i nr stron, które ona obejmuje, kategorię archiwizacyjną. Przygotowujemy protokół przekazujący zarchwizowane dokumenty i już jesteśmy blisko celu, kiedy nagle znajdujemy jeden zagubiony dokument i cała sprawa się sypie. Numeracja, opis tabel, teczek i zabawa zaczyna się od nowa:D tak, tak, kto to robił zna to uczucie. Gasnąca nadzieją, że jest to jakaś kopia, którą da się ulotnić:D

Gdy udało mi się przejść całą ścieżkę i zdać szczęliwie zarchiwizowane dokumenty byłam dzień przed urlopem. Kamień spadł mi z serca i potoczył się z hukiem. Po tym robiłam jeszcze jedną archiwizację a w kolejnej pomagałam koledze.

Bardzo sobie chwalę, że te czasy bezpowrotnie minęły:) Jeżeli coś archiwizujemy to w elektronicznym systemie obiegu dokumentów. Ale to już inna bajka.