Tag: work

Rok pracy zdalnej w administracji i co dalej…

Dodaj komentarz

Półtora roku pracy zdalnej minęło nie wiadomo kiedy. Początkowo pakowałam się po skończonym dniu pracy na dwa tygodnie pracy zdalnej, zabierając najpotrzebniejsze notatki, ustawy i oczywiście laptopa. Ani my, ani nasi przełożeni nie spodziewaliśmy się, że tygodnie zamienią się w miesiące a te w cały rok i kolejne miesiące. Co się zmieniło przez ten rok w kwestii pracy w administracji? Jakie są wady i zalety? A przede wszystkim co dalej?

To co przyświecało mojej idei założenia bloga to chęć pokazania, że administracja się zmieniła i tak jak pisałam od początku jego istnienia, nie tworzą jej już ludzie, którzy nie mając lepszych perspektyw poszli pracować do administracji („bo czy się stoi czy się leży pensja się należy”) czyli tzw. „urzędasy” ale ludzie, z których wielu odniosłoby sukces w korporacji, specjaliści w swojej dziedzinie. Ludzie, którym się chce i wybrali administrację, dlatego bo chcieli a nie bo musieli.

Co zatem z pracą zdalną? Czy praca zdalna sprawdziła się w administracji? Czy ludzie zdali egzamin z wykonywania obowiązków podczas pracy zdalnej?

Nie bez powodu wyszłam w tym temacie od ludzi w administracji. To teraz w tym trudnym czasie okazało się jak ogromną rolę odgrywa cyfryzacja i jak ważne było stopniowe odchodzenie od papieru. Nie udałoby się to, gdyby nie wspaniali ludzie, którzy lansowali rozwiązania informatyczne pozwalające załatwiać sprawy urzędowe z poziomu własnej kanapy. Wyjęci ze swych budynków mogliśmy otworzyć laptopy i rozpocząć realizować swoje obowiązki bez uszczerbku dla nich. Systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją, podpisy elektroniczne, e-maile wszystko zaczęło śmigać. Spotkania zdalne ustawione, można było zacząć działać. Ale to nie wszystko.

Gdyby nie cyfrowa tożsamość: profil zaufany i podpis osobisty (darmowe więc dostępne dla każdego) nie bylibyśmy w stanie załatwić spraw urzędowych bo obsady stanowisk ze względu na szalejącą epidemię były zmniejszone. A przecież terminy ustawowe nie czekają, dowody osobiste, prawa jazdy i inne dokumenty tracą ważność. Wiele z tych spraw już od dłuższego czasu możemy załatwić przez internet, ograniczając wizyty w urzędzie do minimum. I o to przecież chodzi a w tym dziwnym czasie nagle stało się nieodzowne.

Czy byliśmy my jako pracownicy administracji byliśmy na to gotowi? Tak i nie. Spotkanie zdalne to do tej pory jeszcze niektórym jawi się jako kontakt z kosmosem. A nagle się okazało, że w takim trybie mogą powstawać ogromne projekty. Czy ja kiedykolwiek podejrzewałam, że ogromny projekt ustawy będę sobie wyświetlać na ekranie telewizora w domu i będę na bieżąco zdalnie pracować nad nim z zespołem? No raczej nie ale daliśmy radę bo sytuacja tego wymagała. Nie wszyscy są jednak fanami takiej pracy i uważają, że jednak kontakt osobisty to kontakt osobisty.

Mimo to zwrócić trzeba uwagę na parę kwestii.

Po pierwsze wyjdę od przepisów aby rozróżnić pracę zdalną, telepracę i rozpowszechniony w prywatnym sektorze „home office”.

Telepraca jest to forma pracy uregulowana w kodeksie pracy i istnieje już od dawna. Jest ona jednak sformalizowana i przyznawana jest na wniosek pracownika.

W odróżnieniu od powyższego pojęcie pracy zdalnej zostało uregulowane w jednej z pierwszych specustaw a mianowicie ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych i ma miejsce, gdy pracodawca poleca pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Co ciekawe praca zdalna i używane zamiennie do niego home office nie są tym samym. Przyznaję się tego nie wiedziałam. Home office jest wykonywaniem pracy poza zakładem pracy w sposób okazjonalny.

Wątpliwości budzą w przypadku pracy zdalnej następujące kwestie:

  • jak traktować kwestie BHP przy pracy zdalnej. Nie wiem czy ktoś tak naprawdę wie jak traktować kwestie wypadków przy pracy w domu, np.: oblania się wrzątkiem przy robieniu herbaty, porażenia prądem czy przewrócenia się na śliskiej podłodze itp. Jak działają w takiej sytuacji przepisy BHP? Nie są to przecież przypadki nietypowe i po prostu sie zdarzają.
  • ekwiwalentu za koszty, które są ponoszone na pracy zdalnej: dostępu do internetu, prądu, wody. Oczywiście nie ponosimy kosztów dojazdu, ale po pierwsze nie zawsze to działa (niektórzy dostają się do pracy np. na piechotę lub rowerem) a poza tym wydaje się to nietrafionym argumentem w tej kwestii.

Poza tym coraz głośniej zaczyna być o tym, że jest dużo większe obciążenie obowiązkami, ludzie są przepracowani. Często jest to wynik tego, że pracodawcy traktują fakt, że oszczędność czasu na braku dojazdów do pracy i z pracy oraz dostęp do laptopów uzasadniania to, że mogą pracownicy pracować więcej i poza godzinami pracy. Przepisy covidowe w tej kwestii nie wyłączyły przepisów kodeksu pracy i nadal pracownika obowiązuje 8h czas pracy a praca ponad ten czas powinna być rozliczana zgodnie z przepisami.

Z kolei jeżeli chodzi o pracowników to niestety, też nie zawsze wszystko jest tak jak być powinno. Niektórzy w godzinach pracy zdążą np. zrobić pranie, ugotować obiad, pójść do sklepu i in. Cóż jakby normalnie pracowali w trybie stacjonarnym raczej by tego nie robili. Osobiście uważam, że nie jest to nic strasznego, bo i sytuacja jest wyjątkowa ale dobrze jeśli obowiązki zawodowe nie schodzą na dalszy plan.

Co dalej? Tego to chyba nikt nie. Coraz głośniej mówi się o nadchodzącym widmie 4 fali epidemii. Niektórzy próbują wracać w różnych wariantach pracy hybrydowej (łączenie pracy zdalnej i stacjonarnej). Ja i wielu znajomych ma nadzieję, że kiedy już wrócimy do normalności to praca zdalna nie zniknie i nadal będzie można z niej korzystać czy w to właśnie w trybie hybrydowym, czy też doraźnie w ramach potrzeb jako home office.

Jak przetrwać wirusa i nie zwariować

2 Komentarze
Nie wiem jak dla Was ale dla mnie sytuacja, w której obecnie się znaleźliśmy jest niezwykle trudna i nie chodzi tu wcale o możliwość zarażenia koronawirusem. Na tym polu nie będę się wypowiadać bo nie jestem lekarzem to nie moja działka. Ja mówię tutaj o przymusowej izolacji, której musimy się poddać.

Na pracy zdalnej jestem piąty tydzień. Gdy dotarła do mnie informacja o wysłaniu na pracę zdalną – pełna euforia, czego to ja nie zrobię w domu. Dwie godziny zaoszczędzone na dojazdach pomiędzy domem a pracą – luksus. Jeszcze ostatnie wytyczne od moich Dyrekcji – e-mail rozpoczynający i kończący pracę, info co się planuje robić i co się zrobiło i fruuu… można zacząć pracować zdalnie. Zaopatrzona w laptopa, nauczona aplikacji Teams, z przełączonym telefonem stacjonarnym ruszyłam do domu. Jeszcze przed wyjściem kwiatki podlałam bo przewidywane dwa tygodnie to jednak długo a ja niedawno wzbogaciłam swoje parapety o nowe okazy.

Zaczęło się. Wszystko zadziałało, „VPN connected”, ekran telewizora jako duży wyświetlacz do laptopa, teamsy radośnie bulgoczą zwiastując kolejne nadchodzące połączenie. Pierwsze dni prawie 8 h siedząc na twardo praca zdalna na grupie przy poprawianiu projektu ustawy. Kończąc trochę zezowata, wysyłam e-mail na koniec i ledwo zwlekam się z góry na parter żeby zjeść obiad. Ale nic, mając z tyłu głowy plany łapię się za szmatę bo przecież założenie było, że tak czystego domu jak na tej zdalnej pracy to ja nigdy jeszcze nie miałam. Oczywiście naprzemiennie, jeden dzień szmata, jeden dzień bieganie bo bez tego to od razu mi humor siada.

W międzyczasie przychodzą kolejne e-maile z kadr, że jednak to ta praca zdalna nie na dwa tygodnie ale do 10 kwietnia, a przed świętami to już ogłosili, że do odwołania. Oj! A ja już powoli zorientowana, że jednak tak jak myślałam ta praca zdalna to tak nie bardzo dla mnie. W pracy to można do kogoś podejść, pójść na spotkanie, ktoś odwiedzi nas, spotkamy się na kawie – są inni ludzie, jest jakieś życie, coś się dzieje. A tu jesteśmy my i nasz przyjaciel laptop. Niedługo już chyba nadam mu imię. Powoli zaczęłam łapać „doły” z powodu zamknięcia.

Na szczęście z pomocą na zamknięcie w domu przyszedł nam internet. Online można zwiedzać wiele miejsc, tak w Polsce, jak i za granicą. Otworem stoją Pałac w Wersalu, Musée d’Orsay, Luwr, Colloseum, Pałac Schönbrunn, i in. Wiele aplikacji mobilnych udostępnia niektóre swoje zbiory za darmo więc można na długi czas zaopatrzyć się w audiobooki, e-booki, materiały do nauki języków. Część teatrów udostępnia swoje przedstawienia online. To jest hit! Bez strojenia się można z poziomu swojej kanapy przenieść się do pięknych wnętrz teatralnych i oglądać całe spektakle. A może właśnie spektakl będzie mobilizacją by zmienić dres na jakiś bardziej szykowny strój?

Nowa rzeczywistość też zapanowała na spotkaniach towarzyskich. Chyba już nikogo nie dziwi spotykanie się z przyjaciółmi z użyciem telefonów, tabletów czy komputerów. Niestety to, że nie możemy się spotykać wymusza radzenie sobie w inny sposób, z wykorzystaniem zdobyczy technologii. Cóż jakie czasy takie spotkania!

Nie ma co narzekać, naprawdę uważam, że w tej sytuacji wszyscy starają się wspierać jak mogą i dlatego nie warto marudzić. Jest co robić, wystarczy się rozejrzeć. A może super rozwiązaniem okaże się życzliwe spojrzenie na rodzinę? Wspólne ułożenie puzzli czy gra w planszówki?

Od 20 kwietnia zostaną otwarte parki i lasy, można zacząć cieszyć się wiosną. I tak myślę, że niedługo znów będziemy mogli się zobaczyć w normalności.

Tego sobie i wam życzę:)

Administracja jest kobietą a gdzie są w niej kobiety?

Dodaj komentarz

Z okazji minionego Dnia Kobiet postanowiłam poruszyć temat, który co jakiś czas jest podnoszony przez kobiety i, który w gąszczu ważniejszych spraw ginie. Mam tu na myśli feminatywy, czyli żeńskie końcówki rzeczowników, a w szczególności nazw zawodów. Jestem ciekawa co wy o tym myślicie – czy jesteście za, przeciw a może jest wam to po prostu obojętne?

By „Wędrowiec” – Teczka „Wędrowca”, „Wędrowiec”, no. 11, 1896, p. 212., Domena publiczna, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=77607830

Zacznę od historii, która mi się naprawdę przydarzyła. Byłam sekretarką, kiedy zadzwonił do mnie interesant z prośbą o informację. Nie byłam Panu w stanie jej udzielić ale wiedziałam, że mój kolega zajmuje się sprawą, więc skierowałam Pana do niego. Zanim się rozłączyliśmy, Pan zapytał mnie jakie stanowisko zajmuje kolega. I tu się zaczęło… Odpowiedziałam, że tak jak ja jest zatrudniony na stanowisku sekretarki. Wtedy Pan stwierdził, że on nie zadzwoni do mojego kolegi bo to jest bardzo ważny człowiek, który jest sekretarzem. Śmiać mi się chciało bo uparcie tłumaczyłam Panu, że skoro do mnie nie nie boi się dzwonić to do kolegi też może bo zajmujemy te same stanowiska. W głowie mu się nie mieściło, że mężczyzna może być zatrudniony na stanowisku typowo uznawanym za kobiece. Kiedy stwierdziłam, że sprawa jest beznadziejna powiedziałam, że niestety ja informacji, które Pan potrzebuje nie posiadam i jedyne co może zrobić to zadzwonić do kolegi. Po tej rozmowie zrobiło mi się przykro bo z jednej strony mój rozmówca nie był niegrzeczny, jednak dał mi odczuć, że mężczyzna nie może zajmować takiej pozycji jak sekretarka.

Krótkie wyjaśnienie. Tego czym się zajmuje sekretarka, chyba tłumaczyć nie muszę, natomiast sekretarz to w administracji może być przykładowo sekretarz stanu, czyli wiceminister albo sekretarz obsługujący merytorycznie i organizacyjnie np. komitet. To zdecydowanie inne stanowisko od sekretarki różniące się swoją charakterystyką i specyfiką. I tu nawet warto się przyjrzeć jeszcze jednej rzeczy. Zarówno sekretarką, jak i sekretarzem mogą być i kobiety i mężczyźni. Dwa różne stanowiska ale zawsze, któraś płeć jest pokrzywdzona.

By Kuryer Lwowski (Lemberger Courier) – http://anno.onb.ac.at/cgi-content/anno?aid=klw&datum=19180228&seite=7&zoom=33, Domena publiczna, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=77607129

Trzeba przyznać, że pod względem stanowisk administracja jest dość bezduszna i to raczej na korzyść mężczyzn. I tak mamy referendarzy, specjalistów, głównych specjalistów, itd. A gdzie są wśród nich kobiety? Jesteśmy wrzucone do jednego worka z mężczyznami. I tak np. ja jestem głównym specjalistą ds. legislacji. Legislacji, która nomen omen jest kobietą, parafrazując klasyka. Dlaczego nie mogę być główną specjalistką ds. legislacji? Tego mi na pewno nikt nie wyjaśni, poza tym, że tak było od zawsze, stanowiska te reguluje rozporządzenie do ustawy o służbie cywilnej więc trzeba się do tego stosować.

Uważam, że tu gdzie jest oczywiste powinny być stosowane formy odmieniane w zależności od płci. Kwestią sporną pozostaje odmiana takich zawodów czy stanowisko, jak poseł, minister, kopacz, itp., od których niestety formy żeńskie nie są oczywiste. Tutaj pozostawiam pole do popisu polonistom bo myślę, że język polski jest na tyle bogaty, że da się znaleźć właściwe formy. I niekoniecznie trzeba z nas kpić, że forma żeńska od kopacza to koparka a od kierowcy kierownica:/

Niestety Panowie musicie się pogodzić z tym, że jesteśmy wśród Was i możemy i chcemy wykonywać zawody, takie jak Wy. Jesteśmy informatyczkami, inżynierkami, dyrektorkami, piłkarkami, itd.

Wracając do historii z początku wpisu, zmiany następują. Teraz jeżeli zachodzi potrzeba zastąpienia naszej koleżanki, która obsługuje sekretariat, zastępujemy ją wszyscy równo, niezależnie od płci.

„Christmas party” w administracji

Dodaj komentarz

Kolejne święta uświadomiły mi, że i również w tej kwestii zaszły zmiany w administracji. Do niedawna nieodłącznym elementem tygodnia poprzedzającego czas świąt było spotkanie wigilijne organizowane z udziałem kierownictwa ministerstwa czy urzędu podczas którego składano życzenia, po czym zapraszano na mały poczęstunek. Równocześnie też organizowane były także wigilie departamentalne. Obecnie coraz częściej zdarza się, że organizowane są wyjścia na miasto, tzw. „christmas party”, podczas których na luzie, ubrani np. w świąteczne sweterki możemy spędzić czas z ludźmi z pracy.

Wigilie w pracy mają to do siebie, że atmosfera takich spotkań jest dość sztywna. Jedni pracownicy chcąc zaplusować biegną do szefa z życzeniami wszelkiej pomyślności w czasie świąt i w nadchodzącym roku. Inni zajmują pozycje strategiczne przy zastawionym stole i gdy ty próbujesz dostać choć jednego pieroga oni już dawno są przy deserach (tak to jest wieloletnie doświadczenie życiowe, jak to mówią: „z niejednej wigilii się chleb jadło”). Jednak ani to wygodne ani miłe kiedy ktoś do nas podchodzi a my przełykając śledzia staramy się mu odwzajemnić życzenia.

Podobnie rzecz się ma z wigilią departamentalną. Najpierw rusza giełda kto co przyniesie. Oczywiście wielu próbuje zrobić aby się nie narobić czyli np. przyniosą chleb albo napoje. Ale co sprawniejsi wodzireje, bo zawsze tacy się znajdą, rozdadzą obowiązki i nieoczekiwanie otrzymuje się zadanie przyniesienia np. śledzi pod pierzynką.

Muszę przyznać, że nigdy nie lubiłam tych wigilii. Atmosfera napięta jak indiański łuk, wszyscy grzecznie stoją w kręgu z rękoma złożonymi na podołku, szef składa życzenia, zaprasza do jedzenia i… Zapada niezręczna cisza. Kto pierwszy się skusi? Komu pierwszemu będziemy patrzeć na ręce jak nakłada potrawy przytaszczone przez koleżanki i kolegów. Miałam zresztą kiedyś taką historię z cyklu wiadomo, że będzie dramat. Spóźniona wpadłam na takie spotkanie i nagle 20 czy więcej par oczu wlepiło mi się w ręce. Nieszczęśliwie było to akurat przed Wielkanocą, więc na stole królowało jajko, z którym zaczęłam walczyć niczym Gustlik w serialu „czterej pancerni i pies”. Nigdy więcej! Trauma pozostała do tej pory:/

Fajną opcją jest zatem wybranie się do restauracji. Restauracje mają przygotowane menu dla dużych grup z określoną ceną za osobę, w którą mamy wliczone jedzenie i picie. Jest to o tyle fajne, że jesteśmy poza pracą i możemy na luzie porozmawiać o sprawach spoza pracy. Po prostu się poznać. Choć z tym ostrożnie, przypominam tutaj mój wpis na temat tzw. small talk’ów https://szpilkinaurzedzie.com/2019/08/26/przemyslenia-na-temat-tzw-small-talk/

Oczywiście trzeba pamiętać, że z uwagi na to, że pracownicy administracji obracają się trochę w innych ramach formalnych niż pracownicy korporacji nie jest też łatwo, żeby przekonać ludzi z administracji do tego typu imprez ale warto próbować, bo naprawdę fajnie to wychodzi, choć oczywiście nie obywa się bez drobnych zgrzytów typu: a czemu w tym miejscu a nie gdzie indziej, a czy inny termin nie byłby lepszy itp. Ale taki to los organizatora i pomysłodawcy;-)

Umowy międzynarodowe. Trochę inna odmiana legislacji.

1 komentarz

Swego czasu starając się o awans zaproponowałam przyjęcie nowych obowiązków związanych z prowadzeniem umów międzynarodowych. W owym czasie z awansu nic nie wyszło ale umowy zostały ze mną. Poniżej kilka kwestii, które trzeba zwrócić uwagę a same w sobie umowy traktować jak podróże. Każda jest inna:)

Jak to z tymi umowami międzynarodowymi jest? Czy to naprawdę takie skomplikowane?

Podstawą jest dobry merytorycznie departament do spraw współpracy międzynarodowej bo łatwiej wtedy sprostać wyzwaniom, które stawia przed nami Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Najważniejsze jest od początku posiadanie dobrego uzasadnienia dlaczego w ogóle chcemy taką umową się związać. Uzasadnienie towarzyszy projektowi umowy od początku od etapu negocjacji treści umowy międzynarodowej. Potem jego szkielet nie musi ulegać radykalnym zmianom a jedynie na kolenych etapach procesu legislacyjnego jest rozbudowywany o kolejne niezbędne elementy.

Jeżeli chodzi o prowadzenie procesu związania Polski umową to oczywiście poruszacie się w obrębie 3 aktów prawnych: Konstytucja RP, ustawa o umowach międzynarodowych i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2000 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o umowach międzynarodowych.

Ze swojej strony mogę też polecić ułożenie sobie dobrych stosunków z MSZ, bo dużo kwestii możecie omówić „na roboczo” co bardzo zaoszczędza czas a należy pamiętać, że proces związania umową międzynarodową jest długi i wieloetapowy. Dlatego też dokładnie czytajcie jakie dokumenty są wymagane na dany etap, żeby potem nie musieć ich dosyłać. Tak naprawdę ww. rozporządzenie to jest wasza checklista jakie dokumenty są wam potrzebne na dany etap i co musi zawierać uzasadnienie. I zwróćcie uwagę na załączniki do rozporządzenia bo nie warto tracić czasu na coś co zostało już określone.

Jest jeden dokument, który nie został nigdzie określony jak powinien wyglądać. Ja miałam z tym problem dlatego o tym wspominam. To jest dokument „informacja o zakresie i wynikach przeprowadzonego postępowania uzgadniającego”. Otóż to nie jest żaden skomplikowany dokument. Po prostu wskazujecie listę podmiotów, z którymi uzgodniono projekt i podsumowanie zawierające informację czy były uwagi czy nie. I wszystko.

I na koniec. Jeżeli do umów są wprowadzane jakieś zmiany to muszą one zostać przyjęte w takim trybie jak nastąpiło związanie Polski umową pierwotną. I to jest pierwsza ważna rzecz a druga ważna to kwestia tłumaczeń. Jeżeli przyjmujecie poprawki to warto sprawdzić jak kluczowe wyrazy były tłumaczone w umowie pierwotnej bo potem trzeba poprawiać tłumaczenie, jeśli wychodzą jakieś nieścisłości. Tutaj też należy pamiętać, że tak jak w przypadku aktów prawnych typu ustawa czy rozporządzenie, tak w przypadku umów międzynarodowych, wydaje się teksty jednolite. I to jest moment, kiedy ewentualne nieścisłości tłumaczeń można wyprostować.

I jeszcze jeden mały ukłon dla Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, że teraz dokumenty przekazywane są tylko w postaci elektronicznej bo przygotowanie kopii papierowych często szło w tysiące kartek nie dość że było szalenie nieekologiczne to jeszcze marnotrawiło czas przy drukarce.

Jeżeli macie jakieś pytania to śmiało piszcie. Podpowiem na pewno. Ja teraz zaczynam proces związania Polski dużą umową dlatego już czuję się jakbym wsiadała na rollcoaster:)

Załączam wam schemat procesu związania Polski umowami w różnych trybach.

4de5c824_061d_416d_b901_033b4ce23555

 

 

 

Nie martw się w wakacje – wyrób szybko i w prosty sposób kartę EKUZ.

1 komentarz

Okres wakacyjny w pełni ale jeszcze troszkę pozostało do końca. Dlatego dzisiaj wpis o wakacyjnym niezbędniku. Akurat moja karta straciła ważność stąd pomysł na wpis. Na pewno wielu z Wam jeszcze się przyda i zapali się czerwona lampka w głowie, że jednak nie wszystko jeszcze spakowane:)

***

It’s a middle of summer, but still a little bit to the end. That is why today a post about a holiday must-have. My European Health Insurance Card has expired, hence the idea for a post. Certainly many of you find this useful and a red lamp will light up in your head that, however, not everything is packed yet 🙂 Get emergency and planned healthcare anywhere in the EU

***

Czasy się zmieniają, administracja też. To już nie jest tak, że przychodząc rano do pracy marzymy tylko o tym aby z niej wyjść. I nie pijemy kawusi spedzając czas na ploteczkach. Owszem ja rano idę do pokoju socjalnego i robię sobie w ekspresie kawę (nie widzę w tym nic złego, w końcu energia do pracy to podstawa). Ale, ale tak na marginesie – mamy pokoje socjalne. Kiedyś posiadanie czajnika w pokoju to była jedyna możliwość zrobienia sobie kawy czy herbaty. Teraz mamy przytulne i dobrze wyposażone pokoje socjalne, gdzie możemy odgrzać i zjeść w spokoju posiłek albo właśnie zrobić sobie kawy. Pamiętam opowieść mojej mamy, która kiedyś przyszła do urzędu, weszła do pokoju a tam urzędniczka akurat była przy drugim śniadaniu. Na dokumentach stał w całej okazałości słoik ogórków konserwowych a urzędniczka spokojnie zajadała kanapkę przegryzając ją ogórkiem trzymanym w palcach. Tak było…

To tak „od kuchni”. A co robimy? Staramy się ułatwić życie. Nie zawsze z sukcesem ale trochę rzeczy stało się łatwiejszych. Możemy je załatwić bez wychodzenia z domu, mając internet i wygodną kanapę.

disease-292571_960_720.jpg

Powszechnie spędzamy wakacyjny czas na zagranicznych wyjazdach. Od wielu lat niekończącą popularnością cieszy się Chorwacja, Grecja. Ostatnio coraz cześciej Polacy ruszają na złote piaski Bułgarii.

Podróżując po krajach Unii Europejskiej warto zaopatrzyć się w kartę EKUZ czyli Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego – potwierdza ona prawo do korzystania na koszt NFZ z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w czasie tymczasowego pobytu na terenie innego państwa członkowskiego UE/EFTA. Nie ma nic gorszego niż choroba na wyjeździe, dlatego jeżeli możemy ograniczyć sobie związany z tym stres czemu tego nie zrobić. Do karty dołączana jest informacja na temat opieki zdrowotnej w poszczególnych krajach dlatego myślę, że warto poświęcić chwilę na jej wyrobienie.

Jak wyrobić kartę?

Najprościej można wniosek wypełnić, zeskanować, wysłać e-mailem do wojewódzkiego oddziału NFZ a karta zostanie przysłana do nas pocztą w ciągu paru dni? Można to zrobić za pomocą platformy e-PUAP, używając profilu zaufanego do podpisania wniosku. Założenie profilu zaufanego jest możliwe dzięki korzystaniu z usług bankowości elektronicznej.

Poniżej przydatne linki, żebyście nie tracili czasu na zbędne szukanie formularzy:

NFZ karta ekuz

ePUAP2

Przed urlopem zawsze jest dużo biegania, załatwiania, zamieszania. Korzystając z opisanych wyżej możliwości możemy sobie oszczędzić wyprawy do NFZ i straty czasu w kolejce. A dzięki karcie możemy cieszyć się urlopem w spokoju i podziwiać uroki zwiedzanych krajów.

UNADJUSTEDNONRAW_thumb_5d10

Miłego i zdrowego urlopu:)

Elektroniczna tożsamość

Dodaj komentarz

Nowy miesiąc nowe zmiany. Już dziś ruszyło wydawanie e-dowodów, czyli dowodów osobistych z warstwą elektroniczną. Trochę to trwało, jeżeli ktoś się trochę interesował tym tematem, to jest to dawny projekt pl.ID, który ostatecznie stał się e-dowodem. Ale to już tak historycznie dla dociekliwych.

Na początek najważniejsze. Nie ma obowiązku wymiany dowodów! Wymiana odbędzie się naturalnie, czyli wymieniane będą dowody, którym kończy się ważność. Chyba, że ktoś lubi nowinki techniczne, to może wymienić sobie dowód, na wniosek (oczywiście najlepiej złożony z wykorzystaniem Profilu Zaufanego). Do czego osobiście zachęcam:)

Druga ważna rzecz. Wymiana dowodów jest bezpłatna! 

A jak to będzie działać? Korzystanie z e-dowodu będzie przypominało płacenie kartą płatniczą a więc coś co już znamy:)

Korzyści płynące z e-dowodu:

  • umożliwia m.in. logowanie się do portali administracji publicznej przy użyciu bezpiecznego środka identyfikacji elektronicznej (profil osobisty),
  • umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów (dzięki podpisowi osobistemu),
  • i prawdziwa gratka dla podróżników: umożliwia szybsze obsłużenie na lotniskach – można się nim posłużyć na automatycznych bramkach granicznych na lotniskach.

Coraz więcej spraw możemy załatwić wykorzystując usługi e-administracji, dlatego warto zapewnić sobie narzędzie bezpiecznej identyfikacji. Wszystko możecie zrobić z własnego ulubionego fotela, wykładziny czy gdzie tam lubicie korzystać z komputera. Czujecie ten komfort?

I jeszcze na koniec jak otrzymać e-dowód? Wszystkie fomalności możecie załatwić przez stronę obywatel gov wykorzystując Profil Zaufany.

A żebyście się nie rozleniwili odebrać dowód musicie osobiście:D

Uroki archiwizacji

Dodaj komentarz

Archiwizacja! Kto zna te wie jaka to „przyjemność”. Szczególnie jeśli robicie archiwizację po kimś. Trudno poznać co ważne a co nadaje się tylko do niszczarki. Od czego zacząć? Kategorie archiwizacyjne zaczynają migać przed oczami. Teczki zwykłe, teczki bezkwasowe. Tabelki, numerowanie stron, opisywanie teczek. Znam ten koszmar z autopsji.

Pierwszy raz, gdy dostałam archiwizację wiedziałam, że zaszczyt ten dotknął mnie „po złości”. Dostałam kilka dużych kartonów papierów i radź sobie kobieto! Odkładałam to w czasie szukając kolejnych wymówek. W końcu zgodnie z zasadą co Cię nie zabije to wzmocni wzięłam się za to. Na szczęście mam kolegę, który z niejednymi szczurami uporządkował archiwa. Podobno szczury też dostały kategorie archiwizacyjne:-P Na początek zaczęłam od porządków. Dopóki dominował papier w administracji, pisma wysyłane były kilkoma drogami: pocztą tradycyjną, faxem, e-mailem. Kilkakrotnie drukowane, kserowne, z dekretacją i bez. Trzeba było wyodrębnić to co ma zostać, czyli przede wszystkim oryginały i pisma z dekretacją. Spokojnie możemy się pozbyć kopii, które nic nowego do sprawy nie wnoszą. Jak już uda nam się uporządkować sprawy zaczynamy je układać chronologicznie. Najbardziej restrykcyjne kategorie archiwizacyjne wymagają oczyszczenia pism ze zszywek, włożenia chronologicznie do teczki bezkwasowej, ponumerowania stron. Na wierzchu teczki umieszcza się tabelkę, w której wpisuje się opis sprawy i zakres numerów stron, które ona obejmuje. Wierzch teczki opisujemy wskazując okres spraw i nr stron, które ona obejmuje, kategorię archiwizacyjną. Przygotowujemy protokół przekazujący zarchwizowane dokumenty i już jesteśmy blisko celu, kiedy nagle znajdujemy jeden zagubiony dokument i cała sprawa się sypie. Numeracja, opis tabel, teczek i zabawa zaczyna się od nowa:D tak, tak, kto to robił zna to uczucie. Gasnąca nadzieją, że jest to jakaś kopia, którą da się ulotnić:D

Gdy udało mi się przejść całą ścieżkę i zdać szczęliwie zarchiwizowane dokumenty byłam dzień przed urlopem. Kamień spadł mi z serca i potoczył się z hukiem. Po tym robiłam jeszcze jedną archiwizację a w kolejnej pomagałam koledze.

Bardzo sobie chwalę, że te czasy bezpowrotnie minęły:) Jeżeli coś archiwizujemy to w elektronicznym systemie obiegu dokumentów. Ale to już inna bajka.

archiwum foldery róż

Administracja papierem czy elektronizacją silna?

Dodaj komentarz

Jeszcze parę lat temu nie do pomyślenia było, że z urzędów zostanie wyeliminowany papier a zastąpi go elektroniczny obieg dokumentów. Teraz już nie tylko elektroniczny obieg dokumentów dominuje w urzędach ale też cały proces legislacyjny(Proces legislacyjny-brzmi może egzotycznie ale egzotyczny nie jest) odbywa się elektronicznie.

Początkowo sprawy toczyły się dwutorowo i było z tym dość dużo zachodu, Nieustająca walka z czasem, żeby pismo podpisane elektronicznie miało taką samą datę jak pismo podpisane w papierze. Bo wiecie na początku było przekonanie, że jednak papier to papier. Papier ma wartość urzędową! W konsekwencji otrzymywaliśmy 3 kopie tego samego pisma. Jedna była wysyłana pocztą tradycyjną, jedna (podpisana elektronicznie) ePUAPem a jedna pozostawała ad acta. Te czasy na szczęście minęły, uff….

Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów są różne w różnych ministerstwach czy instytucjach. Ważne jest to, że przekazując dokumenty do elektronicznego podpisu, dyrektor, prezes czy minister dostają komplet dokumentów w sprawie i widzą jej całą historię. Dzięki temu nie ma też potrzeby drukowania ogromnych ilości załączników. I co ważne każda z osób ustawionych w „ścieżce akceptacji” może wprowadzić zmiany w piśmie. W drugiej opcji jeżeli przełożony uzna, że poprawki w piśmie są niezbędne to napisze mi to bądź w komentarzu na piśmie bądź w uwagach zwracając sprawę do poprawienia. Dzięki temu nie ma potrzeby drukowania kolejnych wersji tego pisma, z których część trafi po prostu do kosza.

Jak to się wszystko zmieniło zdałam sobie sprawę w zeszłym tygodniu, kiedy otrzymałam do opracowania wniosek o udostępnienie informacji publicznej (wysłany do wszystkich ministerstw). Zawarto w nim pytania, między innymi, takie jak: jak wygląda obieg dokumentów w procesie legislacyjnym, jak są publikowane wewnętrzne akty prawne itp. Na wszystkie pytania mogłam spokojnie odpowiedzieć: elektronicznie! Uważam to za ogromne osiągnięcie w administracji. Udało się w dużym stopniu wyeliminować papier.

Sami na pewno zauważacie, że wiele spraw można załatwić składając do urzędów dokumenty elektronicznie. Niedługo zacznie się czas rozliczania naszych podatków. Spokojnie możecie to zrobić z poziomu swojej kanapy używając interaktywnych formularzy lub aplikacji e-Deklaracje https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/

Szafa strachu

Dzięki elektronizacji zniknęły szafy takie jak na zdjęciu. Wszyscy wiedzą co tam jest i czekają na śmiałka, który ją otworzy. Niestety jej otwarcie może mieć dramatyczne skutki. Naprężenia ciśnień upchniętych tam papierów (to są same ważne sprawy) może spowodować eksplozję. Niestety nie są to takie „szafy zniknięć” jak w Harrym Potterze. Raczej grożą one eksplozją porównywalną do eksplozji dzbana z powieści Joanny Chmielewskiej „Wszyscy jesteśmy podejrzani”.

Karteczka czy telefon, oto jest pytanie!

Dodaj komentarz

Stosy karteczek poprzyklejanych w widocznych miejscach naszego mieszkania i biura są powoli wypierane przez aplikacje w naszych smartfonach, tabletach i komputerach. Zamiast obklejać ekran monitora, z powodzeniem możemy, mając uporządkowany pulpit, „obkleić” go mniejszymi bądź większymi różnokolorowymi elektronicznymi post-it’ami. A co np. z listami zakupów albo listami rzeczy do spakowania? Sklepy z aplikacjami oferują nam mnóstwo takich aplikacji.

Processed with VSCO with f2 preset

Co zwycięży?

W dobie, gdy telefon towarzyszy nam praktycznie cały czas, nie ma co się dziwić, że dostawcy aplikacji i o tym pomyśleli. W końcu jednak mimo wszystko łatwiej znaleźć nam telefon w damskiej torebce, niż zmiętą karteczkę, która zawsze gdzieś się zawieruszy.

Aplikacje zakupowe umożliwiają nam wybranie potrzebnych produktów spośród ich różnych kategorii, stworzenie spersonalizowanych list (nie ma potrzeby tworzenia listy za każdym razem od początku) a na końcu udostępnianie ich (partner już się nie wykręci, że karteczka zginęła;)). Ba, nawet pozwolą nam kontrolować nasze wydatki.

Ja sama korzystam z aplikacji Notatki oferowanej przez system iOS ponieważ akurat jestem tą szczęściarą, która nie musi robić dużego zaopatrzenia domowego i lista paru produktów stworzona w notatkach jest dla mnie wystarczająca:) Ale przy dużych zakupach segregacja niezbędnych produktów wg działów sklepu oszczędzi nam bezsensownego biegania od działu do działu;)

 

Processed with VSCO with c1 preset

Lodówka najlepszym nośnikiem listy zakupowej;)

Jest jeszcze jeden plus, jak dla mnie ogromny. Wyposażona w karteczkę często zapominałam długopisu do wykreślania kolejnych pozycji z kartki. O zgrozo gdy na koniec okazywało się, że jeszcze coś pominęłam, a wydawało się, że wszystko jest!!! Korzystając z aplikacji odklikuję po kolei włożone już do koszyka produkty. Click, click i po sprawie:)

Karteczki giną a lista w telefonie zostaje:)

Tak samo z pakowaniem. Z reguły listę zaczynam robić sobie około tygodnia wcześniej. Nic bardziej irytującego, kiedy zapomni się jakiegoś drobiazgu i właśnie takie drobiazgi sobie wpisuję na listę. U mnie aplikacją do pakowania jest aplikacja TripList ale oferta jest bogata, każdy znajdzie coś dla siebie:) I podobnie, jak przy listach zakupowych można sobie rzeczy podzielić według kategorii a potem szybko odklikujemy to co już spakowane. Zawsze potem mając podobny wyjazd możemy do tej listy wrócić!

A co u was króluje? Łatwiej Was spotkać z kartką i ołówkiem w ręku czy działacie elektronicznie? Zostawiam Was z tym a sama biegnę się pakować wg mojej listy:)

P. S. dobrym pomysłem jest stworzenie listy wyjazdowej rzeczy, których Wam zabrakło na wyjeździe. Nie dlatego, że je zapomnieliście, tylko dlatego, że w trakcie okazały się przydatne. Mogą stanowić podpowiedź na następny wyjazd:)